​ZOHO導入事例

ですが一部の機能しか活用ができておらず、見積書や請求書はExcelで作成、案件ごとの細かな情報も個人で管理していたため、問い合わせ対応に手間がかかっていました。

コンテックスさんは弊社社長からの紹介でしたが、業務フローの改善や機能説明、提案を何度もして頂きました。

利用中のZoho CRMを軸にして見積請求処理や契約書のやり取りを簡単に処理できるフローに改善したいと考えていたため、Zoho CRMの機能をさらに利用しつつ、新たに販売管理のBooksと電子契約書のSignを連携させるために導入を決めました。

以前は、見積書や請求書を紙で経理とお客様へ提出し、紙の書類をチェックしてからスプレッドシートへデータを手入力、入金確認をおこなっており、様々な紙書類やデータシートを経由しなくてはならず、とても手間がかかっていました。

現在もお客様へは、紙の見積書や請求書を提出することはありますが、メールでお送りすることも増え、紙の削減が進んでいます。

業務フローもかなり変わりました。特にBooksの見積・請求・入金のフローが改善されたと思います。課題だった請求業務の確認がとてもスムーズできるようになり、入金期限超過もBooksが自動的に教えてくれるので確認も楽になりました。

請求書のステータス管理は、経理が毎日ルーチンとして行っており、CRM商談の更新は週に1回パートさんが行っています。

Zoho CRMのアプリは以前からスマホやタブレットで使用していましたが、Books導入後は社長と私が見積書・請求書の承認を行うために、Booksのアプリも追加で活用しています。Booksの承認はアプリの方が断然便利です。

個人的な感覚ですが、以前に比べると見積書・請求書の作成時間が50%ほど削減されたように感じます。以前はZoho CRMで顧客情報を検索してから、Excelで作成した見積書や請求書に転記をしていましたが、その手間も無くなりました。

営業では、Zoho CRMにBooksが連携したことで、案件ごとの入金状況がステータスですぐに確認できるようになり、確認作業が非常に楽になりました。

また情報の共有も進み、これまで現場監督や業務担当が個人で管理していた情報をZoho CRMやBooksに記録することで、お客様からのお問い合せに誰でも対応ができるようになってきています。

弊社ではZoho CRMのみを利用していたのですが、Zoho Oneに切り替えるための手続きもコンテックスさんがサポートをしてくださったおかげで、スムーズでした。

分からないことをご相談すると、すぐに調べてから返信をしてくれるので信頼してお任せすることができました。

今後は、お問い合わせの対応に漏れがないよう、タスク管理をしていきたいと考えています。現状はお客様のお問い合わせ内容をSNSで社内共有し、その内容と対応をZoho CRMに記録しています。

対応に漏れがないか毎週確認して進捗ステータスを変更していますが、タスク管理をどのように行うかはこれからの課題です。

電子契約書のZoho Signも、お客様だけでなく協力会社様との電子契約書締結で活用を予定しています。